Nyhetsbrev #3 Avdelningsledare

Hej alla avdelningsledare!

Tack för förträffen i Stockholm, det var verkligen kul att få träffa er igen – tillsammans kommer vi göra det här till en fantastisk upplevelse för både våra deltagare och oss själva! Nu har det gått ett par veckor sedan förträffen och mycket information har kommunicerats, både under förträffen och därefter på WorkPlace. Syftet med det här infobrevet är att samla ihop de senaste dokumenten på ett ställe så att ni lätt kan hitta och upptäcka om ni har missat något.

Först en påminnelse, har du inte visat upp registerutdrag från Polisen och intyg på genomförd Trygga Möten-utbildning behöver du göra det så snart som möjligt. Ta kontakt med er avdelnings kontaktperson i Hälsopatrullen.

Jamboree flash updates

Via den här länken kommer ni till lägerorganisationens egna nyhetsbrev med mycket matnyttig information. Många av svaren på vanliga frågor om jamboreevistelsen finns här: https://www.2019wsj.org/jamboreeflash/

Föräldramedgivande

Under en tid har vi arbetat intensivt för att få klart en blankett som gör ni som avdelningsledare ska kunna agera i vårdnadshavarens ställe, exempelvis vid gränspassage, sjukvårdsbehov och för att ge tillåtelse till vissa aktiviteter på jamboreen. På samma blankett fylls också information i om det är så att deltagaren ska lämna avdelningen och hämtas upp av en på förhand angiven person efter tiden på lägret. Nu blanketten är nu klar och har skickats ut till varje deltagare per mail. Vi behöver er hjälp med att kontrollera att alla scouter fått blanketten och fyllt i den så att ni sedan kan samla in de utskrivna originalen under er andra förträff med avdelningen.

Mer information om detta finns på workplace.

Vad ska göras på avdelningens andra förträff?

Under avdelningsledarförträffen bad ett par av er om en lista över vad som förväntas ingå på den andra förträffen. Dokument med info om detta finns på workplace.

Krisplan före avresa

Fram till avresan gäller denna krisplan. För att kunna hantera den sortens situationer som beskrivs i denna är det viktigt att alla avdelningsledare läser och diskuterar hur ni ska agera om en kris skulle uppstå. Inför avresan kommer vi ersätta denna med en uppdaterad version anpassad för vår tid i USA (se workplace)

Aula-presentation från förträffen i mars

På workplace finns en PDF med den presentation som visades i aulan under förträffen.

Case från Avdelningssupport

Under avdelningsledarförträffen fick ni ett dokument med olika case att diskutera med fokus på hur ni vill arbeta i era team utifrån ett antal scenarion (se workplace)

Case från Hälsopatrullen

Under förträffen fick hälsoansvariga avdelningsledare också ett antal case med trygga-möten-fokus. De finns på workplace.

ESTA-instruktioner

Det börjar bli hög tid att ansöka om ESTA, både för er och för deltagarna, så att ni under förträffen kan samla in och kontrollera att alla i avdelningen kommer kunna resa in i USA. Varje person ansvarar själva för att söka ESTA. Via denna länk finner ni instruktioner som underlättar vid ifyllandet av formuläret (se workplace)

Passinformation

Det kan komma att ske små förändringar i avdelningarna under våren, exempelvis om en deltagare hoppar av arrangemanget. När så sker är det av högsta vikt att ni håller avdelningens passinformation uppdaterad. Kontingentledningen kommer så klart också se till att informationen är korrekt för bokningar av biljetter osv.

Utläggsredovisning

Ni som använder era kort vid inköp inför förträffen kommer att få ut ett underlag för godkännande och bifogande av kvitton. Ni som gör egna utlägg ska till dess ni får annan information fortfarande använda blanketten för utläggsredovisning.

Studiecirkel med Sensus

Under förträffen gavs möjligheten att starta upp en studiecirkel för avdelningen (en per patrull). Denna möjlighet finns fortfarande, information om hur ni går tillväga för att anmäla er hittar ni via länken här (se workplace)

HoC informerar

Var tredje vecka kommer kontingentens ordförande, Head of Contigent (HoC) göra ett utskick på WorkPlace, det första av dessa hittar ni här. Syftet med utskicket är att ge en inblick i HoC:s arbete inom ramen för arrangemanget (se workplace)

Stort lycka till med era avdelningsförträffar nu under våren, det ska bli så roligt att höra vad ni gör för att förbereda er själva och deltagarna inför sommaren. Och som vanligt, tveka inte att fråga era avdelningsledarkollegor eller ta kontakt med er kontaktperson i Avdelningssupport om det är något ni undrar över.