• avdelningsledare
  • besöksdag
  • esta
  • formulär
  • förträff
  • klädkod
  • märken
  • nyhetsbrev
  • pass
  • swapping

Nyhetsbrev #2 Avdelningsledare

2019 gäller det. Det är nu endast lite drygt ett halvår kvar tills vi är på väg till USA och jamboreen. Vi hoppas ni är laddade och peppade! I det här nyhetsbrevet kommer en uppdatering av läget i kontingentledningen, information om avdelningsledarförträff 2 samt lite annat som ni som avdelningsledare behöver veta. (Liksom det förra nyhetsbrevet är detta rätt långt, så långt att det faktiskt slutar i mars…)

Ny medlem i Avdelningssupport

Strax innan 2018 tog slut rekryterades förstärkning till Avdelningssupport. Katarina Månsson kommer vara kontaktperson för de avdelningar som åker den korta resan, utan rundresa. Det innebär att de avdelningar som gör den korta resan nu har Katarina att vända sig till när det uppstår frågor, problem eller de på annat sätt vill ha stöd från kontingentledningen. Katarina kommer slussas in i arbetet gradvis och såklart även finnas på vår gemensamma plattform Workplace.

Avdelningsledarförträff 2

Kommer att vara på Gubbängsskolan i Stockholm den 16–17 mars, med möjlighet att övernatta från den 15 mars. Skolan ligger ca 10 minuters promenad från Gubbängens tunnelbanestation. Övernattning sker i gymnastiksal. Vi räknar med att sluta kl 14 på söndagen.

Det kommer gå en gemensam buss från Göteborg, enligt samma modell som till avdelningsledarförträff 1. Den startar i Göteborg och går via Alingsås, Götene, Örebro och Eskilstuna på väg till Stockholm.
Mer information och anmälningsformulär kommer skickas ut i ett separat mail inom kort.

Passkopior – ny rutin

Det har varit en del diskussioner och instruktioner fram och tillbaka gällande passkopiorna. Syftet med att samla in dem är att försäkra sig om att alla deltagare och avdelningsledares namn, så som de står i respektive persons pass, stämmer överens med det namn som står på biljetten. Om det finns minsta skillnad så kommer personen i fråga inte att få följa med på resan.

Tidigare har information gått ut om att passkopiorna ska skickas in digitalt. Det har inte funkat enligt plan och det har varit svårt att säkerställa en hantering i enlighet med både GDPR och våra egna krav. Vi har dessutom fått nya uppgifter att sammanställa vilket har gjort att vi tänkt om vad gäller insamlingsrutinen.

Nu gäller istället följande rutin:
Ansvarig avdelningsledare samlar in och sparar en pdf-fil per pass lokalt på sin dator, för att överlämna dessa pdf-filer direkt till Logistik, Jan Månsson, i samband med avdelningsträffen i mars.

  • Alla avdelningen pass-filer samlas en mapp (lokalt på dator).
  • Informationen som behövs finns på sidan två och tre i passet. Passen ska kopiereras/skannas/fotograferas med det uppslaget stående på en stående A4 med tydlig läsbarhet. Bilden sparas som en pdf-fil (i rimligt hög upplösning, filen bör bli ca 1 MB stor).
  • Pdf-filerna döps på ett likformigt sätt: ”Avd.nr Efternamn Förnamnsinitialer”, exempelvis ”30RA Månsson J”, så att vi lätt kan hitta en deltagares pass-fil vid behov.
  • Samtliga pdf-filer överlämnas via USB-minne (utan lösenord) till Jan Månsson, under avdelningsledarträffen i Stockholm i mars. (USB-stickan får du så klart tillbaka).
  • Efter genomfört arrangemang ska de raderas från både avsändarens dator och vårt gemensamma bibliotek hos Logistik.

Utöver passkopiorna kommer även ansvarig avdelningsledare få i uppdrag att sammanställa passinformationen inklusive preferenser för flygplansmaten i ett separat dokument som kommer delas via Workplace. Även denna fil lämnas till Logistik, Jan Månsson, i samband med att passkopiorna överlämnas på avdelningsledarförträff 2 i mars.

Vidare frågor om det här kan ställas till Jan Månsson som ansvar för bokning av flygresorna. Han nås på Workplace eller på mail, jan.mansson@scouterna.se

ESTA

Vi passar också på att påminna om att det är varje deltagares ansvar att ha en aktuell ESTA (visum) för resan. ESTA söks via USA:s Department of Homeland Security, https://esta.cbp.dhs.gov/esta/

Godkännande från vårdnadshavare att ta med deltagare till USA

På vår gemensamma plattform Workplace har det kommit upp en fråga gällande huruvida det behövs tillstånd från målsman för att ni som avdelningsledare ska kunna ta med deltagarna in i landet.

Svaret från USA:s ambassad är att det är bra att kunna visa upp, om det skulle komma en sådan fråga i samband med att vi kommer till USA.

För att förenkla för er avdelningsledare kommer kontingentledningen att ta fram ett formulär som ni kan dela ut till deltagarna och som deras vårdnadshavare ska fylla i. Formuläret kommer skickas ut i god tid innan er nästa förträff med deltagarna och även finnas för nedladdning på Workplace.

Klädråd och klädkod

På Workplace har det också kommit upp en fråga kring klädkod under arrangemanget. Från de båda ordförande för kontingenten kommer följande klädråd:

Fundera på vilka kläder som fungerar bra när det är varmt och soligt samt i utmanande omgivningar. Att vara på samma ställe som ungdomar från hela världen vad allt det betyder kring kulturkrockar och respekt för varandra kan också vara bra att reflektera över.

Arrangörernas packlista kan vara en bra utgångspunkt om man vill ha råd om vad som är lämpligt och funktionellt. Värme, sol och fukt samt omväxlande väder med både regn åska förekommer. Varmt på dagen och kyligare på kvällar och nätter kräver genomtänkta kläder som kan skydda mot terräng, sol, kyla och regn.

Arrangörernas packningslista hittar man här:
https://www.2019wsj.org/wp-content/uploads/delightful-downloads/2018/10/Jamboree-Flash-Packing-Guide.pdf

Kontingentledningen kommer inte sätta upp några regler kring längd på byxben eller ärmar.

Klädkod kring scoutdräkt och scoutplagg

Medlemmar i den svenska kontingenten ska

  • ha scoutdräkt på sig under ceremonier (invigning, avslutning osv). I scoutdräkten ingår kort- och långärmad scoutskjorta, scoutpiké och scout-t-shirt med vita scoutmärket.
  • ha på sig den svenska scouthalsduken under hela resan och lägervistelsen.

Medlemmar i den svenska kontingenten bör

  • ha på sig scoutdräkt eller scoutprofilplagg när man är på resande fot.

Besöksdagar på världsscoutjamboreen

Ytterligare en fråga som kommit upp på Workplace gäller besöksdagarna under tiden vi befinner oss på lägerplatsen. Lägerorganisationen har nyligen kommit ut med information om vilka datum det gäller: https://www.2019wsj.org/attend/day-visitors/

Möjligheten att köpa besöksbiljetter ser dock ännu inte ut att ha öppnats.

Swapping – möjlighet att beställa extra märken

Under jamboreen och inte minst i Nordamerika är fenomenet swapping väldigt stort. Dvs bytehandel med scoutprylar, primärt märken, halsdukar och t-shirts. Under jamboreen i Japan var svenska kontingentens Kånken-ryggsäck den heliga graalen för många scouter från andra länder. Men man behöver inte byta bort sin ryggsäck för att kunna vara med i swapping-svängen.

I profilpaketet ingår det 3 kontingentmärken och 3 avdelningsmärken. För att man ska kunna välja att ta med fler märken, och därmed kunna byta mot andra kontingenters märken, kommer vi erbjuda alla i den svenska kontingenten att köpa till ytterligare märken. Via Scoutnet kommer man kunna förbeställa kontingentsmärket samt sin egna avdelnings märke i 5-pack.

I Scoutshopen kommer det vara möjligt att beställa extra scouthalsdukar för de som önskar ta med sådana för byte mot andra länders. En kontingent-t-shirt i special edition kommer också säljas i Scoutshopen.

Vi kommer gå ut med information till alla deltagare om denna möjlighet (och till er) när det är möjligt att lägga beställningarna. Ni får gärna prata swapping med era deltagare redan nu. Förbeställningarna kommer troligen behöva göras innan ni har haft er andra förträff.

Profilpaketet

Snart är det dags att avslöja det slutgiltiga innehållet i kontingentens profilpaket. Vi kommer dela informationen med er i Workplace innan vi skickar ut den till deltagarna. Det har varit en utmaning att få ihop ett bra paket, vi vet att det finns stora förväntningar. Kontingentens övergripande tema med de globala målen och hållbarhetskrav samt en stark dollarkurs (vilket förändrar budgetramen) har också påverkat hur vi arbetat med paketets innehåll. Håll utkik i Workplace.

“Potten för avdelningsspecifika åtgärder”

Vi har lyckats frigöra en mindre pott med pengar vars syfte är att kunna användas till exempelvis en extra fysisk planeringsträff för avdelningsledarna eller åtgärd som Avdelningssupport beslutar om. För att ni ska kunna ta del av och nyttja pengarna har vi satt upp följande riktlinjer:

  • Ni måste äska innan ni gjort ert utlägg. Detta gör ni genom att maila till Alexandra Röjder i Avdelningssupport på alexandra.rojder@scouterna.se och uppge: ungefär hur mycket pengar ni äskar och vad pengarna ska användas till. Sedan tar Avdelningssupport beslut om ersättning.
  • En avdelning kan endast nyttja pengar ur potten en gång.
  • Vid reseersättning ska Scouternas resepolicy följas.

Kom ihåg att vi tar ett gemensamt ansvar och hjälps åt att hushålla med de pengar som finns. Har ni frågor om regelverket kring pengapotten maila Alexandra Röjder i Avdelningssupport på: alexandra.rojder@scouterna.se

Informationsmail från Världsscoutjamboree-organisationen ”ACTION REQUIRED!”

I samband med att vi överförde våra anmälnings-data från Scoutnet till arrangörernas system gick ett automatisk mail ut till de som registrerats. I mailet uppmanas man att komplettera sin anmälan med information och underskrivna blanketter kring vård, vaccination, tillstånd att delta i aktiviteter samt tobaks- och alkohol. Detta är något som alla som ingår i den svenska kontingenten behöver göra. Vi kommer gå ut med information via e-post med instruktioner på svenska kring hur det lämpligast görs inom kort. Innan dessa instruktioner har gått ut är budskapet att man ska avvakta att fylla i och skicka in blanketterna.

Några förtydliganden och påminnelser

Reseersättning

Reseersättning* betalas ut för resor från den adress som angetts i ansökan i Scoutnet till platsen för förträffen. För att reseersättning ska betalas ut krävs kvitto på resan. Det är viktigt att vi alla hjälps åt att hushålla med de pengar som finns. Det innebär att exempelvis boka resor så tidigt som möjligt för att hålla nere kostnaderna. Det är ett gemensamt ansvar och som avdelningsledare kan det vara bra att påminna deltagarna en extra gång om det. Vi har även fått in utläggsredovisningar från vårdnadshavare där de begärt reseersättning för sina resor för sitt deltagande på föräldramöte. Vi betalar ingen reseersättning till vårdnadshavare och skulle uppskatta om ni kunde förtydliga detta i ett av era informationsutskick.
*Reseersättning för deltagare = det belopp som överstiger 400 kr. Upp till 400 kr delas ingen reseersättning ut.

Budget för förträffarna

Samtliga avdelningar har fått en budget för sina förträffar på 10 000 kr/förträff. Det är de pengarna som finns och det är därmed inte möjligt att få ut extrapengar utöver den summan. Även här gäller att vi tar ett gemensamt ansvar och hjälps åt att hushålla med de pengar som finns.

Uppdraget att vara avdelningsledare

Från kontingentledningens sida är vi fantastiskt glada över att er avdelningsledare – att ni lägger ner tid och engagemang på att göra det här arrangemanget så bra som möjligt för era deltagare. Det har kommit in lite frågor angående när uppdraget som avdelningsledare slutar. Vi vill förtydliga att det är samma regler som gäller som när ni rekryterades. Avdelningsledaruppdraget gäller från det att ni fick besked om att ni blivit antagna till dess att ni landar på flygplatsen efter genomfört arrangemang. Det är alltså inte möjligt att som avdelningsledare avvika från sin avdelning innan dess, exempelvis för att göra en egen resa i USA efter att jamboreen avslutats. Detta gäller förstås inte om ni blivit sjuka eller av någon annan särskild anledning blivit tvungna att avbryta arrangemanget och åka hem i förtid.

Förra nyhetsbrevet

Strax före jul gick det förra nyhetsbrevet ut. Om du tappat bort det eller inte har läst det så hittar du en kopia här: Nyhetsbrev #1 Avdelningsledare

Avslutning

Till sist vill vi från kontingentledningen tacka för allt engagemang ni redan lagt ner på det här arrangemanget och på alla deltagare. Om ni har frågor eller funderingar är det bara att kontakta era kontakter i Avdelningssupport, slänga in en fråga i Workplace eller maila jamboree@scouterna.se.

Det kommer bli otroligt roligt att ses igen på vår förträff i mars.