Nyhetsbrev #1 Avdelningsledare

Här kommer Nordeuropas längsta nyhetsbrev men om du hänger med till slutet har du fått en massa matnyttig information. 

Avdelningarnas förträffar

Era förträffar fyller flertalet viktiga funktioner för att förbereda er och scouterna inför sommarens stora upplevelse och ni kommer att ha minst två förträffar. För att hinna med allt detta, samt för att allt ska bli rätt gentemot Scouternas Folkhögskola, vill vi att ni avsätter minst lördag och söndag de helger ni har era förträffar. Ni har mycket som ska hinnas med utöver att lära känna varandra, bland annat utbilda scouterna!

Kom ihåg att använda er av det utbildningsmaterial som vi skapat år er. Ni hittar utbildningsmaterial här: https://workplace.facebook.com/groups/wsj19utb/files/

Ansvarsfördelning inom teamet

Ni har alla fått olika ansvarsområden i era team – sammankallande, ekonomiansvarig, hälsoansvarig och kommunikationsansvarig. Även om alla fått olika ansvarsområden är det viktigt att komma ihåg att ni är ett team som ska samarbeta och att alla behöver ta ett gemensamt ansvar. Nedan följer en kort påminnelse över vad vi menar med de olika ansvarsområden ni har. Sammanfattningarna är inte fullständiga utan tänkta att ge en övergripande bild av respektive ansvarsområde.

Sammankallande – har det övergripande ansvaret för avdelningen. Ser till att arbetet drivs framåt och kommer vara avdelningssupports huvudsakliga väg för kommunikation med avdelningen och ansvarar för att information från CMT förs vidare till och förankras hos övriga avdelningsledare och avdelningen. Den sammankallande kallar till planeringsmöten och liknande för avdelningens ledare. Sammankallande är också ansvarig för att tillgodose att kursplanen för utbildningen Leda Patrull – jamboree edition följs och uppfylls under avdelningens förträffar.

Ekonomiansvarig – har ansvaret för avdelningens ekonomi och kvittohantering både inför och under arrangemanget. Ansvarar för att budget för förträffar hålls och att utlägg redovisas på rätt sätt till ekonomifunktionen i den svenska kontingenten. Verktyg för kvittohantering och liknande kommer tillhandahållas av svenska kontingentens ekonomifunktion. Ekonomiansvariga uppmuntras att ta så många utgifter som möjligt på faktura och ställa dessa direkt till jamboree-organisationen. Mer information såsom fakturaadress med mera finns i gruppen för ekonomiansvariga på Workplace.

Hälsoansvarig – är den som har huvudansvaret för avdelningens hälsofrågor. Varje teams hälsoansvarig kontaktas under oktober/november av Hälsopatrullen och får mer ingående information om deltagarna i den aktuella avdelningen. Den hälsoansvariga ansvarar för att upprätta avtal med föräldrar till barn med behov av medicinering, så kallade läkemedelsöverenskommelser. Mer information om hur det ska gå till kommer längre fram, det behöver inte göras förrän kort innan avresa. Hälsoansvarig förväntas också sätta sig in i Världsscoutjamboreens egen hälsoguide, 2019 World Medical Guide for Unit Leaders (finns att ladda ner i gruppen för hälsoansvariga på Workplace). Hälsopatrullen kommer förse varje avdelning med en sjukvårdslåda, den kommer delas ut innan avresa.

Kommunikationsansvarig – är huvudansvarig för avdelningsteamets kommunikation. Den kommunikationsansvariga ansvarar för att presentationer, utskick mm håller sig till den grafiska profil som finns för arrangemanget. Mallar och andra hjälpmedel kommer att finnas i gruppen för kommunikationsansvariga på Workplace. Avdelningsteamet sköter direktkommunikationen med deltagare och vårdnadshavare, kontingentledningen sköter sociala medier och mediekontakter för arrangemanget.

Workplace – vår gemensamma plattform

De olika grupperna som finns på Workplace är uppbyggda för att informationsflödet ska bli hanterligt och som en snabb kanal för de som är ansvariga för olika funktioner inom teamet.

Grupper

Allmän grupp: Här är alla avdelningsledare samt alla i CMT med. Här kan ni ställa allmänna frågor och här lägger vi också upp information som berör alla.

Utbildning avdelningsledare: Här är alla avdelningsledare med och sammankallande bör hålla ett extra öga på denna grupp då vi lägger upp allt som rör utbildningen här. Har ni frågor om utbildningen är det också jättebra om ni ställer dessa här så finns de samlat för att kunna gå tillbaka till. I denna grupp lägger vi också upp det material som är tänkt att ni kan ha nytta av i utbildningen

Avdelningsgrupperna (ex 10RB – Göta Kanal) : Detta är er egen grupp där också er kontaktperson/-er från AL-support är med.

Spår-grupperna (ex Spår 1): Alla avdelningsledare och CMT som ska åka på ett visst spår är med i dessa olika grupper. Ju närmare vi kommer avresa desto mer aktivitet kommer det att bli i dessa grupper. Här kan ni ställa specifika frågor som rör just ert spår.

Roll-grupperna (ex Sammankallande): Grupperna för sammankallande, kommunikation, hälsoansvariga och ekonomiansvariga är till för er som har de rollerna. Där kan ni ställa mer detaljerade frågor om era områden och vi kommer där att lägga ut information som är mer detaljerad än vi lägger i den allmänna gruppen där alla är med.

Tips och trix Workplace

  • OBS! Skapa inga egna grupper. Om ni ser ett behov av ytterligare grupper, lägg en fråga i allmän grupp så tittar kommunikationsfunktionen på det. Om vi skapar väldigt många grupper riskerar vi att det blir rörigt att och att vi missar information.
  • Ansök inte heller om att gå med i andra avdelningars grupper, de är tänkta att vara för just den avdelningen.
  • Om du inte vill få ett pling i telefonen varje gång någon gör ett inlägg på Workplace kan du gå in i inställningar, gå in på notifications och sen grupper och därefter gå in på varje grupp för att ställa in de du vill ha pushnotiser på. Ett tips är att ansvariga för respektive område ställer in notifications från just sin grupp.
  • Workplace finns som app för både Android och Iphone och kan vara bra att ladda hem till sin telefon eller platta. Det finns också en chatfunktion som heter Workchat och är en separat app. Där kan ni till exempel skapa en chatgrupp med er peerlearning- kamrat.

Till sist

Ni fick under helgen träffa många olika personer från kontingentledningen och fick massor med information och vi förstår att det inte alltid är lätt att veta vem ni bör prata med så här kommer ett litet schema. Kom ihåg att ni alltid kan kontakta er kontaktperson i avdelningssupport.

  1.  Kolla alltid med dina ledarkollegor i första hand. Tänk på att de som har de olika rollerna, ekonomi, kommunikation och hälsoansvarig kan ha mer detaljinformation om saker
  2. Rör frågan en specifik sak som ekonomi, kommunikation, rundresa eller hälsofråga av typen. “Hur ska vi egentligen tänka med vilket verktyg vi ska använda för att kommunicera med deltagarna”, “Hur redovisar jag det här kvittot” etc, ställ frågan till den som är ansvarig i ditt team. Om du är den ansvarige och inte vet, ställ frågan i den ämnesspecifika gruppen på Workplace om det är en mer generell fråga ställ frågan i allmän grupp på Workplace
  3. Har du fortfarande ingen aning eller inte fått något svar hör av dig till din kontaktperson i AL-support
  4. Är det ingen som svarar? Maila jamboree@scouterna.se. Den är alltid bemannad.
  5. Och det viktigaste av allt – Du kan alltid kontakta din kontaktperson i AL-support vilken fråga det än gäller så kommer de att lotsa dig rätt.

Ta hand om er så hörs vi snart igen!
Hälsar avdelningssupport